一昔前までは、月末になると医薬品卸から郵送で紙の購入明細や請求書が送られてきたものですが、最近ではすっかり電子化が進み、PDFでの発行が主流になりましたね。
ペーパーレス化自体は良いことなのですが、現場の業務として考えると「毎月それをダウンロードして保存する」というのは非常に手間です。
サイトにアクセスし、IDとパスワードを入力。一番新しい明細を見つけてダウンロードし、指定のフォルダに保存する……。 作業自体は非常にシンプルですが、取り引きのある医薬品卸は複数ありますし、電気、ガス、宅配便など、他の明細も合わせるとかなりの数になります。いくつものサイトで同じ作業を繰り返すのは、思いのほか時間を取られる厄介な業務です。
面倒とはいえ、やらないわけにはいきません。 そこで、「なんとか自動化できる方法はないか？」と考え、Power Automate Desktop（通称：PAD）というアプリを使って、自分で自動化の仕組みを作ってみることにしました。
プログラミング不要？PAD（Power Automate Desktop）とは
PADについて少し調べていただければすぐに分かりますが、一言で言えば「パソコンの操作を自動化するツール」です。 Windows 11の利用者であれば、なんと無料で使うことができます（私のパソコンにも最初から入っていました）。
本格的なプログラミングを組むというよりは、「ブロックを組み立てていく」ような感覚です。 例えば、「新規ブラウザを立ち上げる」「このURLを開く」「指定の欄にIDとパスワードを打ち込む」「ここをクリックする」といった指示ブロックを繋げていくことで、自分の代わりにロボットが作業をしてくれます。
PADには「画面録画（レコーダー）」という便利な機能もあります。これを使えば、自分が実際にサイトで操作した手順（どこをクリックして、何を入力したか）をそのまま記録し、自動化のベースにすることも可能です。
実際に作ってみて分かった「壁」と「ブレイクスルー」
意気揚々と作り始めたものの、最初の1つ目を完成させるのには莫大な時間がかかりました。 PADの操作方法自体がよく分かっていなかったため、「1つ作るのにこれだけ時間がかかるなら、5つも作ったらどれだけ時間を奪われるんだ……」と心が折れそうになったのも事実です。
しかし、不思議なもので2つ目、3つ目となると一気に操作に慣れてきます。 コツを掴んでからはあっという間で、最終的にはほぼすべてのサイトのダウンロード作業を自動化することができました。
注意点：自動化の天敵は「セキュリティ」
ただし、運用する上で一つ大きな注意点があります。 それは、「パスキーによる認証」や「SMSによる二段階認証」を採用しているサイトは自動化できないということです（正確に言えば、できないわけではないですが、かなり難易度が高いです）。
当然といえば当然ですが、これらはサイトの安全性を担保するための強固な仕組みです。これをロボットが簡単に突破できてしまったら、それはそれで大問題ですよね。ですので、まずはそういった特殊な認証がないサイトから自動化を試してみることをお勧めします。
教訓：自動化のコツは「100%を目指さないこと」
今回、実際にPADを触ってみて強く感じたのは、「最初から100%の完全自動化を目指さないほうがいい」ということです。
今あるすべての作業を100%置き換えようとすると、どうしても難易度が高すぎたり、システム的な壁にぶつかったりして挫折してしまいます。 まずは、全体の「70%」でも「80%」でもいいから、できるところから自動化の仕組みを作ってみる。それが、結果的に大きな業務効率化に繋がる第一歩だと実感しました。
「毎月の単純作業に時間を奪われている」という方は、ぜひ一度PADを試してみてはいかがでしょうか。
具体的なPADの操作手順や設定方法については、次回詳しくご紹介する予定です！
ポチップ
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